Từ QCC đến APT: vận hành tự quản và hoạt động xuyên chức năng

TOKIN Electronics Việt Nam (TEV) triển khai sử dụng mô hình APT (Autonomous Production Team) để xây dựng được các nhóm sản xuất tự chủ. Các APT chủ động giải quyết vấn đề để tối ưu hóa các chỉ số QCDSM. Từ đó, tinh thần gắn kết tập thể trong doanh nghiệp cũng được phát triển mạnh mẽ.

APT, với hệ thống công cụ truyền thông trực quan và tính ưu việt vượt trội so với QCC truyền thống, là nền tảng vững chắc cho hiệu suất vận hành xuất sắc và sự phát triển bền vững của TOKIN.

Thanh Đức, Phương Ngân – OE Consulting Circle, IMT

1. Giới thiệu về TOKIN Electronics Việt Nam

Công ty TNHH TOKIN Electronics (Việt Nam), viết tắt là TEV, là công ty thuộc Tập đoàn KEMET Nhật Bản. TOKIN được hình thành từ hai từ “TO” trong Tohoku và “KIN” trong Kinzohu. “Tohoku” là một vùng nằm ở phía Đông Bắc của đảo Honshu, nơi có Trung tâm nghiên cứu vật liệu lớn thuộc Đại học Tohoku, Nhật Bản. Còn “Kinzohu” có nghĩa là kim loại​.

TEV thành lập vào ngày 14 tháng 2 năm 1997, đã nhanh chóng trở thành nhà sản xuất cuộn dây EMC hàng đầu. TEV chuyên cung cấp sản phẩm cho ngành công nghiệp thiết bị điện tử toàn cầu. Với vốn đầu tư ban đầu 8.6 triệu USD (tháng 6/2005), TEV đã tăng trưởng vượt bậc, đạt sản lượng 56.2 triệu USD vào năm 2023. Không chỉ tập trung vào sản xuất, TEV còn liên tục cải tiến quy trình. Công ty luôn áp dụng công nghệ tiên tiến nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và đáp ứng tối ưu nhu cầu khách hàng.

2. Mô hình APT – Sức mạnh của Đội nhóm tự chủ

2.1 APT là gì? 

Autonomous Production Team (APT)

là một mô hình quản lý đột phá, trao quyền cho các nhóm nhỏ trong sản xuất khả năng tự chủ và tự chịu trách nhiệm. Mô hình này được thiết kế để theo dõi và giám sát hoạt động sản xuất một cách nhanh chóng và hiệu quả, giảm thiểu sự phụ thuộc vào các cấp quản lý cao hơn.

 

Cấu trúc đội nhóm: một nhóm có 5-7 thành viên. Các thành viên được phân công từ nhiều phòng ban khác nhau như QC (Kiểm soát chất lượng), Kỹ thuật, Planner (Hoạch định), v.v. Từ đó, tạo nên một đội ngũ đa chức năng, giúp nhìn nhận và giải quyết vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau.

Quy mô: toàn bộ nhà máy TEV có nhiều nhóm APT nhỏ, với tổng cộng khoảng 50-70 thành viên, đảm bảo mọi khía cạnh của hoạt động sản xuất đều được giám sát chặt chẽ.

Vai trò Leader: mỗi nhóm APT có một Group Leader (Trưởng nhóm).

Chính sách: các thành viên tham gia APT sẽ nhận được một phần trợ cấp, khuyến khích họ đóng góp tích cực vào việc giải quyết các vấn đề phát sinh.

2.2 Nhiệm vụ và Phạm vi trách nhiệm của APT

APT có trách nhiệm giám sát toàn diện các khía cạnh quan trọng của hoạt động sản xuất và là xuyên chức năng, vượt xa vai trò của các phòng ban chức năng truyền thống:

Năng suất: Theo dõi và báo cáo năng suất sản xuất hàng ngày.

Chất lượng: Giám sát chất lượng trực tiếp tại mỗi khâu và đầu ra của từng phân xưởng, thông qua bảng “Quick Action Quality Issues” (Bảng xử lý nhanh các vấn đề chất lượng) được treo ngay tại chuyền. APT có quyền lên tiếng, phản biện và cùng với Bộ phận QC/QA tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề chất lượng, đảm bảo chất lượng được kiểm soát từ “gốc”.

Chi phí: Đặc biệt, APT chịu trách nhiệm quản lý Cost per Hour (CpH – chi phí nhân công trên 1 giờ) trong bộ phận của họ. Điều này thúc đẩy nhóm tìm cách tối ưu hóa chi phí lao động, ví dụ như đào tạo nhân viên mới để có chi phí thấp hơn về lâu dài, dù năng suất ban đầu có thể chưa bằng.

An toàn lao động: Đảm bảo môi trường làm việc an toàn, góp phần tạo nên một văn hóa sản xuất bền vững.

Quản lý nhân sự tại chỗ như:

 

2.3. Lợi ích vượt trội của APT tại TEV

Mô hình APT đã mang lại những thay đổi tích cực đáng kể và lợi ích vượt trội cho TEV:

 

 

 

 

2.4 APT đòi hỏi những người có kỹ năng như thế nào?

3. Công cụ truyền thông cốt lõi của Mô hình APT

Mỗi xưởng đều có một bảng thông tin tổng hợp, được treo trực tiếp tại khu vực sản xuất. Điều này giúp công nhân dễ dàng nắm bắt thông tin. Đây cũng là nơi diễn ra các buổi họp đầu ca hàng ngày, nơi quản lý trao đổi những vấn đề liên quan để toàn bộ công nhân đều nắm rõ.

Các nhóm APT theo dõi thông tin liên tục hàng ngày, không chỉ tổng hợp để báo cáo hàng tháng. Nhờ vậy, APT luôn cập nhật kịp thời tình hình sản xuất cho quản lý xưởng, công nhân và trưởng bộ phận.

Dưới đây là 9 thành phần của công cụ truyền thông chính:

Organization – Sơ đồ tổ chức & vai trò:

• Hiển thị cấu trúc của nhóm APT, bao gồm tên các thành viên, vị trí, và vai trò chính.
• Lưu ý:Nên ghi rõ Leader (Tổ trưởng sản xuất), Members (các công nhân trong nhóm), Back-up person (người thay thế khi Leader vắng mặt). (Đính kèm hình ảnh để dễ nhận diện.)

Operator Skills – Ma trận kỹ năng:

• Thể hiện các công việc trong chuyền và mức độ thành thạo (ví dụ: 1 – Mới học, 2 – Thực hiện dưới giám sát, 3 – Tự thực hiện, 4 – Có thể đào tạo người khác).
• Lưu ý: Cập nhật định kỳ mỗi tháng hoặc sau đào tạo.

GL Daily Routine – Lịch trình công việc hằng ngày của Tổ trưởng

• Liệt kê các hoạt động chính mà Group Leader (GL) cần thực hiện trong ngày.
• Bao gồm: Họp đầu ca, kiểm tra hiện trường (safety, chất lượng), ghi nhận sự cố, cập nhật dữ liệu KPI, huấn luyện tại chỗ (nếu có).

KPI – Chỉ số hiệu suất: Quality – Cost – Delivery – Productivity:

• Hiển thị theo dạng biểu đồ xu hướng (trend chart) hoặc bảng.
• Bao gồm các chỉ số quan trọng:
  • Quality: Số lượng NG/ngày, tỷ lệ lỗi theo mã, lỗi top phát sinh.
  • Cost: CpH (Cost per Hour), giờ OT, tỷ lệ nghỉ việc.
  • Delivery: Tỷ lệ giao hàng đúng hạn, đơn hàng chậm.
  • Productivity: Sản lượng thực tế so với kế hoạch.

Information (TOP 5) – Thông tin nổi bật & cần hành động:

• Tập hợp 5 vấn đề cấp thiết nhất của nhóm, được cập nhật hàng tuần hoặc hàng ca.
• Ví dụ: 5 vấn đề chất lượng hàng đầu, 5 vị trí có hiệu suất thấp, 5 mã lỗi/nguyên nhân lỗi lặp lại nhiều, 5 điểm mất an toàn.

Performance Improvement – Cải tiến hiệu suất:

• Hiển thị các dự án hoặc hành động cải tiến đang thực hiện.
• Tên cải tiến, người phụ trách, thời hạn, kết quả mong đợi.
• Trạng thái: Chưa làm / Đang làm / Hoàn thành.
• Có thể bổ sung hình ảnh “trước & sau” để trực quan hóa hiệu quả.

Improvement Ideas – Gợi ý cải tiến từ công nhân:

Ghi nhận ý tưởng cải tiến của nhân viên theo biểu mẫu đơn giản:

• Người đề xuất
• Vấn đề nhận thấy
• Gợi ý cải tiến
• Kết quả hoặc trạng thái xử lý

QRQC – Quick Response Quality Control (Phản ứng nhanh vấn đề chất lượng):

• Công cụ quan trọng để xử lý nhanh các vấn đề chất lượng phát sinh trong ngày.
• Bao gồm: Mô tả sự cố, thời gian xảy ra, cách xử lý tạm thời, điều tra nguyên nhân (5 Why), hành động khắc phục & phòng ngừa.
• Thường sử dụng template QRQC để cập nhật nhanh.

Safety – An toàn:

• Ghi nhận các rủi ro an toàn, hành động khắc phục, nội dung đào tạo hoặc nhắc nhở.
• Có thể bao gồm: Báo cáo sự cố hoặc hành vi không an toàn, biểu tượng/ảnh minh họa tình huống thực tế, kết quả kiểm tra 5S – an toàn, ghi nhận gần tai nạn (Near Miss).

4. Mô hình APT và QCC Truyền thống: Lựa chọn nào Tối ưu hóa Vận hành cho Doanh nghiệp?

Mô hình Autonomous Production Team (APT) và Quality Control Circle (QCC) đều là những công cụ quản lý sản xuất tập trung vào cải tiến và nâng cao hiệu quả công việc. Tuy nhiên, APT được xem là một phiên bản cải tiến vượt trội của QCC. APT nổi bật với tính chủ động cao, gắn bó chặt chẽ với vận hành thực tế, và có khả năng tác động trực tiếp đến hiệu quả sản xuất. APT mang đến sự cải tiến đáng kể trong việc trao quyền, phát triển đội nhóm và kiểm soát sản xuất một cách linh hoạt, thực tế hơn rất nhiều.

Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt và ưu điểm của APT, hãy cùng so sánh các tiêu chí quan trọng giữa hai mô hình:

Tiêu chí	APT	QCC
Tính chủ động	Rất cao – Chủ động theo dõi, giải quyết vấn đề hàng ngày ngay tại hiện trường sản xuất.	Thấp hơn – Thường làm theo kế hoạch định kỳ, có trưởng nhóm hướng dẫn và đưa ra đề xuất.
Tần suất hoạt động	Liên tục hàng ngày, lồng ghép vào công việc sản xuất, là một phần của vận hành.	Định kỳ (tuần/tháng), thường hoạt động ngoài giờ sản xuất, dễ xa rời thực tế.
Phạm vi trách nhiệm	Rộng – Bao gồm năng suất, chất lượng, an toàn, và đặc biệt là quản lý chi phí nhân công (CpH).	Hẹp hơn – Chủ yếu tập trung vào cải tiến chất lượng và kỹ thuật.
Cơ chế phản hồi – hành động	Nhanh – Có quyền theo dõi, ghi nhận và hành động trực tiếp, tức thời.	Chậm – Phụ thuộc vào báo cáo, đề xuất và quá trình trình duyệt từ cấp trên.
Gắn với vận hành thực tế	Mạnh mẽ – Là một phần không thể thiếu trong cơ cấu vận hành hàng ngày của nhà máy.	Lỏng lẻo hơn – Thường là hoạt động bổ sung, ít được tích hợp sâu vào hệ thống.
Giám sát và trao quyền	Được trao quyền rõ ràng, có khả năng kiểm soát trực tiếp các chỉ số như CpH và điều phối nhân lực.	Thường thiếu quyền thực thi – cần phê duyệt từ cấp trên cho các giải pháp.
Ảnh hưởng đến chi phí và năng suất	Trực tiếp – Có thể can thiệp và điều chỉnh tức thời các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí và năng suất.	Gián tiếp – Chủ yếu đưa ra góp ý cải tiến, hiệu quả phụ thuộc vào việc cấp trên có xử lý hay không.
Phát triển năng lực nội bộ	Khuyến khích quản lý nhóm, huấn luyện và đào tạo lẫn nhau, giúp tăng năng lực đội ngũ quản lý tuyến đầu.	Tập trung chủ yếu vào phân tích và cải tiến kỹ thuật, ít chú trọng phát triển năng lực tổ chức vận hành tổng thể.
Nền tảng cho Quản lý Tinh gọn (Lean)	Phù hợp cao với các nguyên lý Lean như quản lý tại hiện trường (Gemba), trao quyền cho tuyến đầu và giảm lãng phí.	Tuy hỗ trợ cải tiến nhưng có xu hướng trở nên hình thức nếu không được duy trì tốt và tích hợp.

Giải thưởng Operational Excellence Awards 2025

Bạn có câu chuyện thành công về cải tiến như TEV? Hãy tham gia Giải thưởng Operational Excellence Awards 2025 để chia sẻ hành trình của bạn và học hỏi từ những đơn vị dẫn đầu. Đừng bỏ lỡ cơ hội tỏa sáng!

Liên hệ chúng tôi qua email: info@imt.vn hoặc (028) 36 200 600.